Bisweilen muss man etwas episch werden, beispielsweise in diesem Artikel. Denn unsere Praxis ist das Abenteuer eingegangen, die Praxisverwaltungssoftware zu wechseln. Welchen Gefahren wir begegneten und ob wir obsiegten, ist hier und in folgenden Artikeln der kommenden Hefte zu erfahren.
Vor einigen Jahren bin ich in eine Gemeinschaftspraxis eingetreten und wusste nichts über die Besonderheit Praxisverwaltungssoftware (PVS). Ich ließ mir zuvor die Wirtschaftszahlen der letzten Jahre zeigen, die Räumlichkeiten. Lernte die MFAs und die Patienten bei Hospitationen kennen. Letztlich fiel die Entscheidung auch aufgrund der Wohnortnähe. Dass aber die PVS eines der entscheidendsten Kriterien bei Praxiseintritt oder -übernahme sein kann, wurde mir erst als Praxisinhaber über die Zeit so richtig bewusst.
Erfahrungen aus der Weiterbildungszeit
In meiner Weiterbildungszeit lernte ich zahlreiche PVS kennen. Im Krankenhaus erlebte ich Programme, die fast gar nicht benutzt wurden, papierne Akten wurden gewälzt und Röntgenanmeldungen noch gefaxt; oder aber auch solche Programme, mit denen ich sogar Medikamente verordnen konnte und schwere Visitenwagen mit richtigen Computern noch durch die Gegend schob.
In meiner Praxiszeit erfuhr ich von meinen weiterbildenden Ärztinnen bzw. Ärzten nichts von der Bedeutung der PVS. Ich weiß letztlich bis heute nicht mal, wie die Programme im Nachhinein hießen. Ich benutzte sie einfach mehr schlecht als recht. Vielleicht hatte alles auch noch nicht so eine große Bedeutung vor zehn Jahren, weil außer, dass das Internet mal nicht funktionierte oder der Server neu zu starten war, gab es eher seltener Computerprobleme.
Immer wieder tägliche Fehlermeldungen
Als Praxisinhaber durfte ich die Zeit des Einzugs der Telematik in die Praxen live miterleben, als man anfing, die Hoheit über die Praxis-EDV vollständig abzugeben und sich richtig zu binden. Wir erhielten dafür Jahre später eAU, eRezept oder die elektronische Patientenakte (ePA). Leider aber auch immer wieder tägliche Fehlermeldungen – mal funktionierte dies nicht oder das nicht. Ich verbrachte teilweise mehr Zeit damit, meinem Computersystem zu helfen als meinen Patienten. Die Wartezeit, die ich am Telefon in der Hotline der PVS verbrachte, hätte kein Patient in unserem Wartezimmer mitgemacht. Mal klappte eine e-Funktion nicht, mal sponn die Verbindung zum Drucker oder alles ging nicht mehr, was eigentlich das am einfachsten zu lösende Problem war: Häufigste Lösung – einfach alles herunterfahren und gucken, was kommt. Ach, wenn nur bei allen Dingen im Leben ein Neustart nutzen würde.
Praxis-Berater wie „Zolleintreiber des Königs“
Der Wunsch nach einem Wechsel der PVS wuchs in mir über die Jahre. Darunter das Leiden durch die „Praxis-Berater“ des aktuellen PVS-Unternehmens, die von Zeit zu Zeit in die Praxis kamen wie „Zolleintreiber des Königs“ und von Dingen redeten, von denen sie genau wussten, dass man es nicht mehr richtig verstand und sie nur noch (verkaufssteigernde) Angst hinterließen.
Doch wie wechseln? MFAs bzw. Ärztinnen und Ärzte in der Praxis sollen mitgenommen werden. Schließlich geht es nicht nur um ein neues Sonogerät oder geänderte Terminkalender. Das am häufigsten genutzte Werkzeug einer Praxis wird grundlegend verändert.
Der Weg zum PVS-Wechsel
Wie gingen also wir vor? Erstmal machten wir uns Mut mit: „Der Weg ist das Ziel“ oder „Eine Reise von 1.000 Meilen beginnt mit einem ersten Schritt“ und fragten Kolleginnen und Kollegen, die wir kannten in der näheren Umgebung und weiter weg, welche PVS sie benutzten und nach dem Für-und-Wider.
Leider lassen sich die PVS-Unternehmen nicht so gern öffentlich in die Karten gucken. Wollte man ein Programm näher kennenlernen, konnte man nicht einfach Videos auf YouTube gucken, sondern musste direkten Kontakt mit den Anbietern aufnehmen und bekam Zugang zu Probeversionen. Oder man verbrachte seine Zeit auf hausärztlichen Kongressen, auf denen keine Pharmastände mehr aufgebaut werden, sondern die der PVS-Anbieter. Dabei spielt das Äußere natürlich eine Rolle. Der erste Blick auf die Hauptseite der Patientenakte der jeweiligen PVS lässt einen näher kommen oder rasch weitergehen. Aber natürlich gilt: Hübsch ist nicht gleich schön. Und die Bedienbarkeit einer PVS ist tausendmal wichtiger als deren Buntheit.
So fassten wir drei Programme in die engere Auswahl und öffneten übermüdet abends nach dem Praxisalltag die Demoversionen und versuchten uns intuitiv und mittels einfachen Anleitungen durchzuklicken. Dabei schauten wir natürlich direkt nach Funktionen unserer bisherigen PVS, wie diese im Vergleich in den anderen PVS aufgebaut waren. Das kann abschreckend sein, aber auch sehr bereichernd. Selbstverständlich ist das Gras auf der anderen Seite nicht immer grüner. Anfangs verzweifelten wir an den neuen Programmen, weil wir uns nicht gleich zurechtfanden, was rasch dazu führen kann, abzubrechen. Doch je mehr wir uns mit den anderen PVS beschäftigten, desto mehr Vorteile entdeckten wir.
Die MFA mit einbinden!?
Hilfreich war letztlich der Einsatz im Alltag durch Hospitationen in einer anderen Praxis – auch wenn es großen Zeitaufwand kostet. Zu überlegen ist, zumindest eine MFA mitzunehmen, um ihr die für die MFA relevanten Funktionen des Programms zeigen zu lassen. Dabei besteht aber auch das Risiko, dass die MFA vielleicht dann das Programm, das man selbst haben möchte, voreilig ablehnen wird. Daher der Tipp – erstmal allein hospitieren und das Feld abstecken.
Natürlich muss man das ganze Team mitnehmen – doch das geht nicht immer bei allen. Leider ebenso wichtig ist die eigene Zufriedenheit, auch da der Wechsel viel Zeit, Kraft und einiges an Geld kostet. Mir ist das Wohlergehen unserer MFAs natürlich das höchste Gut und MFAs freuen sich am meisten bezüglich der Praxis-EDV, wenn eine PVS reibungslos läuft und ihnen Arbeit abnimmt – und nicht schafft. Und dabei ist womöglich das „hässliche Entlein“ unter den PVS am Ende doch der „schöne Schwan“.
Wir merkten rasch, das Projekt Wechsel der PVS wird ein weiter Weg sein.
Im nächsten Heft geht es weiter. Aber ich darf schon mal ein wenig Spannung nehmen, zitiert nach Oscar Wilde: „Am Ende wird alles gut sein. Wenn es nicht gut ist, ist es nicht das Ende.“
Autor: Dr. med. Torben Brückner
